De
vergadercultuur is ff wennen zal ik maar zeggen. Niet alleen duurt een
vergadering standaard minimaal 3 uur zonder pauze maar eigenlijk mag het ook
het woord vergadering niet hebben. Het is ook ‘meeting’ in het Engels en dat is
dichter bij de waarheid. Het is meer
uitwisselen dan dat er iets besloten wordt.
Iedere
vergadering kent een x aantal presentaties.
Presentaties zijn
meestal het delen van management informatie en soms over nieuwe procedures.
Management informatie: YES. Nooit gewerkt op een instituut waarbij de diensten
echt ondersteunend zijn aan het onderwijs. We werken ook niet met een
verdeelsleutel maar met een bijdrage model. Eerst gaat het geld naar de Schools
en colleges en wat ‘overblijft’ gaat naar de diensten. Moest ik even aan wennen
maar het is logisch. Ze werken ook met prestatie indicatoren voor zowel het
onderwijs als de diensten.
De eerste
vergadering die ik bijwoonde dacht ik echt dat ik verkeerd zat. Het ging alleen
over business en targets en het woord onderwijs viel niet. Een half uur later
werd me, tussen alle afkortingen door, duidelijk dat het wel degelijk over
onderwijs ging. Het is bijna alsof je andersom moet gaan denken, maar naast de
oefening van het brein levert het echt andere inzichten op. De student staat
centraal maar dan ook echt, niet alleen in de didactiek of de opleiding maar in
de hele universiteit. Geweldig om samen aan dat doel te werken.
Maar even terug
naar die presentaties. Los van het feit dat ik daar niet zo veel mee heb, noch
om ernaar te luisteren noch om het zelf te doen, is het tijdrovend. Een
presentatie duurt al snel 20 minuten en dan zijn er de vragen dus een half uur
– 45 minuten duurt het zeker. Echt erop ingaan kan je niet want je bent niet
voorbereid en hebt het ook niet met je eigen management team kunnen bespreken.
Als ik bedenk dat de helft van mijn tijd opgaat aan presentaties is het toch
licht verontrustend. En dan te bedenken dat iedereen die presentaties ook moet
voorbereiden in Powerpoint zetten enz. Ja powerpoint maar dan zonder training want
dertig regels op een slide is geen uitzondering.
En daarnaast is
er nog een rare gewoonte bij vergaderingen. Bij ieder vergadering logt men in
op het net en de stukken worden life geprojecteerd. Gevolg iedereen staart naar
het scherm en als het even kan kijken ze elkaar niet aan bij een vergadering,
behalve de blikken over en weer die van alles en nog wat kunnen betekenen. Ook
de notulen, wat het niet echt zijn, is er geen track record in besluiten of
afspraken. Besluiten worden maar zelden genomen en als er afspraken worden
gemaakt die geen acties zijn vind je ze niet terug in de notulen die hier
‘minutes’ heten. Dus vallen er dingen van tafel en dat begin ik nu toch echt
door te krijgen.
Hoe is het toch mogelijk dat iemand die niet houdt van vergaderen en er eigenlijk ook niet in geloofd terecht komt in zo’n cultuur?!
Geen opmerkingen:
Een reactie posten